Как оформить возврат товара, принимать банковские карты, избежать штрафов — и что делать, если отключился интернет или сломалась касса.
Когда онлайн-касса куплена и продажи идут, предприниматели попадают в новые непонятные ситуации. В этом уроке мы расскажем, как оформить возврат товара, принимать банковские карты, избежать штрафов — и что делать, если отключился интернет или сломалась касса.
Когда кассир отбивает первый товар, касса уведомляет ОФД об открытии смены. Смена длится до 24 часов. Если прошло больше времени, она закроется автоматически. Это прервёт продажу, но не приведёт к штрафу. Обычно кассир закрывает смену, когда уходит домой.
Когда смену закрывают, касса снова отправляет отчёт в ОФД. Запишите сумму выручки из него в книгу учёта доходов, если вы на УСН или патенте.
В личном кабинете ОФД можно посмотреть, сколько платежей принял кассир за смену, и заглянуть в каждый чек.
Заключите договор с банком. Он будет принимать платежи банковскими картами и переводить вам на счёт. Комиссия за каждый платёж составит от 2% до 3%.
Подключите к кассе POS-терминал. В него покупатели вставляют карту и вводят пин-код.
Выдавайте покупателям вместе с чеком "слип". Чек подтверждает оплату, а слип — безналичный перевод. Обычно его печатает сам терминал, но бывает что и касса. Один экземпляр слипа оставьте себе.
Правильно учитывайте платежи в бухгалтерии. Налог платят с суммы до вычета комиссии. Поэтому прибавьте её к платежу на счёте и запишите результат в книгу учёта доходов.
В большинстве касс можно принять смешанную оплату: часть суммы наличными, а часть — безналом.
Когда покупатель возвращает товар, ему выдают чек возврата. Для этого на любой кассе можно нажать кнопку "возврат" и выбрать товары. Какая сумма в чеке, такую и возвращают покупателю. Забирать старый и выдавать новый чек не нужно.
На старых кассах чек возврата выдавали только, если покупатель купил и вернул товар в один день. Правило больше не действует: выдавайте чек, даже если прошло больше времени.
Возьмите у покупателя заявление: запишите названия товаров, ФИО, паспортные данные и номер телефона. Бланк можно разработать самостоятельно или взять старую форму КМ-3. Новой обязательной формы пока что нет.
Заявление на возврат по форме КМ-3
Возможна ситуация, когда вы взяли слишком большой аванс. Он оказался больше, чем стоимость товаров или услуг. В этом случае вместе с оставшимися деньгами тоже выдайте чек возврата.
Если покупатель заменяет товар на другой, выдайте два чека — на возврат старого товара и покупку нового.
Сроки возврата и замены товара определяет Закон о правах потребителей. В договоре их можно только увеличить, а уменьшить нельзя. Обычно срок возврата 14 дней, а замены товара, который оказался некачественным или сломался — 2 года.
Придётся выдавать два чека.
Второй случай неприятный, потому что он повышает количество бюрократии. Например, по закону фитнес-центры должны выдавать чек при покупке абонемента. А потом на зачёт предоплаты — при каждом занятии или раз в месяц.
ООО "Починено" ремонтирует квартиру Александра. Работа будет длиться больше двух месяцев и, чтобы не остаться без денег, компания берёт предоплату 40%. Александр получает чек на предоплату за "заливку пола, монтаж гипсокартона и поклейку обоев". Через два месяца он принимает работу, платит оставшуюся сумму и получает ещё один чек. В нём под каждым видом работы две суммы — предоплата 40% и итоговые 60%.
В одном чеке нельзя совмещать платежи по разным системам налогообложения. Потому выдавайте два разных чека.
Когда регистрируете кассу, не забудьте указать, платежи по каким системам налогообложения она будет принимать.
Все предприниматели должны отражать сумму выручки за день в КУДиР, чтобы на её основе рассчитывать налог. Сумму из каждого отдельного чека записывать не нужно. То же самое и с возвратами: для них не нужно выделять отдельные строки в книге, они просто уменьшат сумму выручки в день возврата.
ООО на каждую сумму из отчёта о закрытии смены оформляют ПКО, на каждый расход наличными — РКО и ведут кассовую книгу. ИП освобождены от кассовой дисциплины, им это делать необязательно.
Журнал кассира-операциониста отменили для всех форм ведения бизнеса. Раньше он был нужен, чтобы отражать, сколько каждый кассир получил денег от покупателей, а сейчас касса автоматически отправляет эти данные в ОФД.
С кассовой дисциплиной связана тема лимита наличных. Для малого бизнеса ограничений нет: вы можете хранить в кассе миллионы. Если боитесь держать наличность в магазине, установите свой лимит, после которого сдаёте деньги в банк, и заключите с ним договор на инкассацию.
Вас не оштрафуют и работа не остановится. Продолжайте выдавать клиентам бумажные чеки, а фискальный накопитель сохранит информацию о них. Когда интернет вернётся, онлайн-касса передаст данные в ОФД.
Законодательство даёт 30 дней, чтобы исправить технические проблемы, например, починить кассу или переждать сбои ОФД. Затем фискальный накопитель заблокируется, поэтому касса перестанет печатать чеки.
Этот срок не означает, что можно подключать кассу к интернету раз в месяц. Если нет технических проблем, передавайте данные о продажах сразу, чтобы не выглядеть подозрительно для налоговой.
Если вы, наоборот, переживаете, что вас заблокируют за отсутствие продаж в течение 30 дней — это не так. Главное, передать все чеки с фискального накопителя до того, как отключите кассу на долгое время.
Просто устраните причину, из-за которой касса перестала передавать данные в ОФД. Фискальный накопитель включится сам, покупать новый не придётся.
Бывает, что после закрытия смены выручка больше, чем в отчёте. Например, кассир получил больше денег, чем указал в чеке, выдал меньше сдачу, отбил неправильный товар или ввёл неверную сумму на терминале.
Если вы положите выручку в карман, налоговая может узнать об этом из жалобы покупателя. Чтобы подстраховаться и сделать всё по закону, напечатайте чек коррекции и сообщите о нарушении в налоговую. Штрафа за это не будет.
Напишите служебную записку с датой, временем и причиной ошибки. Упомяните, что сформировали чек коррекции и присвойте записке номер.
Напечатайте чек коррекции с неучтённой суммой. Писать конкретные товары не нужно. Сошлитесь на служебную записку и укажите её номер.
Отправьте служебную записку в налоговую через сайт nalog.ru и приложите копию чека. Это самый удобный способ. Если вы не зарегистрированы на сайте, выберите, ехать ли вам в налоговую или отправить по почте ценное письмо с описью вложения.
Если заметили ошибку при покупателе, чек коррекции оформлять не нужно — просто сделайте возврат и выдайте новый чек.
Бывает, что после закрытия смены вы обнаруживаете недоимку. Когда ошибка уменьшает выручку, оформлять чек коррекции не нужно. Касса уже передала суммы продаж в налоговую и уменьшить их нельзя, поэтому придётся заплатить налог с суммы "на бумаге".
Покупатель приходит с товаром на кассу, а у вас выключилось электричество, обновляется кассовая программа или что-то сломалось в кассе. Законодательство запрещает продавать товары без чеков, и эта ситуация — не исключение.
Чтобы избежать проблем с кассой, налоговая предлагает купить запасную. Для небольшого бизнеса это слишком накладно, поэтому предприниматели обычно не оформляют платёж или отбивают чек позже. Как и в прошлом случае, можно оформить чеки коррекции, в этот раз, на каждый платёж, объяснить ситуацию в служебной записке и избежать штрафа.
За кассовые нарушения налоговая присылает предупреждение вместо штрафа, если это в первый раз.
Если вы заодно недоплатили налог — это ещё и налоговое нарушение. Последствия для ИП и ООО одинаковые, налоговая попросит:
Срок давности для кассовых нарушений — 1 год. Поэтому налоговая, которая узнала о нарушениях через год, не имеет права оштрафовать. Для налоговых нарушений срок больше: 3 года с начала следующего налогового периода. Для УСН — со следующего года, для патента — со следующего дня после его окончания.
ООО "Тишь да гладь" работает на УСН 6%. Налоговая обнаружила, что компания получила 100000 рублей "мимо кассы" 2 года назад. За неприменение кассы оштрафовать нельзя, потому что прошло больше года. Инспектор попросил заплатить 6000 рублей налога и 436 рублей пеней, а штраф не выписал, потому что добрый. Расставаться с деньгами всегда тяжело, но директор компании утешил себя тем, что год назад мог заплатить больше 100000 рублей.
Чтобы вам было проще выбрать кассу, Контур предлагает комплекты для разных видов бизнеса. Вы можете взять их в рассрочку: будете платить, как за аренду, но в результате получите оборудование в собственность.
А Контур.Эльба поможет с налогами: вся выручка будет учитываться автоматически, если вы пользуетесь Контур.ОФД, Модулькассой или кассами МТС.
Курс подготовлен Контур.Школа
Попробуйте бесплатно! Работайте без ограничений — 20 дней.
Задайте их нам в чате Вконтакте или напишите нам на e@polkasp.ru
