Как работает пополнение баланса и зачёт аванса в совместных закупках

Материал предназначен для продавцов (организаторов СП), чтобы вы понимали:

• какие чеки формируются,

• почему они формируются именно так,

• как действовать при отменах и возвратах,

• и как избежать ошибок.

1. Общий принцип работы

В нашей системе:

• Деньги поступают напрямую вам, в ваш аккаунт ЮKassa.

• Каждый продавец работает со своей системой налогообложения (СНО) и ставкой НДС.

• Баланс покупателя привязан к конкретному продавцу.

• Баланс юридически является авансом (предоплатой).

Это важно понимать:

Баланс — это не «кошелёк платформы», а аванс конкретному продавцу.

2. Этап 1. Пополнение баланса (аванс)

Когда покупатель нажимает «Пополнить баланс»:

1. Платёж создаётся в вашем аккаунте ЮKassa.

2. Деньги поступают вам напрямую.

3. Формируется кассовый чек.

Что указывается в чеке:

• Тип расчёта: Аванс (предоплата)

• Назначение: «Пополнение баланса»

• НДС и СНО — по вашим настройкам

• Сумма — сумма пополнения

Это полностью соответствует 54-ФЗ.

⚠ В чеке не указываются товары, потому что покупка ещё не совершена.

3. Этап 2. Оплата заказа с баланса

Когда покупатель оплачивает заказ за счёт баланса:

1. Система списывает сумму с аванса.

2. Формируется второй чек.

3. В чеке указываются реальные товарные позиции.

Тип расчёта:
Полный расчёт (зачёт аванса)

Это означает, что ранее полученный аванс теперь зачтён в оплату конкретных товаров.

Пример

Покупатель пополнил баланс на 10 000 ₽.

Чек №1 — Аванс
10 000 ₽

Затем оформил заказ на 6 000 ₽.

Чек №2 — Зачёт аванса
Товары на 6 000 ₽

Остаток аванса: 4 000 ₽

4. Если заказ больше баланса

Пример:

Баланс: 5 000 ₽
Заказ: 7 000 ₽

Схема будет такой:

• 5 000 ₽ — зачёт аванса (чек №2)

• 2 000 ₽ — оплата через ЮKassa (чек №3)

Таким образом:

• часть оплачена авансом,

• часть — новой оплатой.

5. Частичная отмена заказа (самый важный раздел)

Это место, где чаще всего возникают ошибки.

Ситуация

• Заказ был оплачен авансом.

• Позже часть товаров отменяется.

Например:

Аванс: 10 000 ₽
Заказ: 6 000 ₽
Остаток аванса: 4 000 ₽

Отмена товаров на 2 000 ₽.

Что нужно сделать правильно

Нельзя:

• просто увеличить баланс в системе,

• просто вернуть деньги без чека,

• ничего не оформлять в кассе.

Правильный порядок:

1. Формируется чек возврата

Тип документа: Возврат прихода

В нём указываются отменённые позиции на 2 000 ₽.

Этот чек отменяет ранее произведённый зачёт.

2. Восстанавливается аванс

Теперь:

• зачтено не 6 000 ₽, а 4 000 ₽

• остаток аванса снова становится 6 000 ₽

Деньги не возвращаются покупателю на карту —
они возвращаются в статус аванса.

6. Если заказ был оплачен частично авансом, частично картой

Пример:

Заказ: 6 000 ₽

• 4 000 ₽ — аванс

• 2 000 ₽ — карта

Отмена на 3 000 ₽.

Тогда:

• 2 000 ₽ возвращаются на карту (через refund в ЮKassa)

• 1 000 ₽ возвращаются в аванс (через чек возврата зачёта)

Возвраты происходят пропорционально источнику оплаты.

7. Полный возврат заказа

Если заказ отменяется полностью:

1. Формируется чек возврата на всю сумму заказа.

2. Если заказ был оплачен авансом — сумма возвращается в аванс.

3. Если была карточная доплата — она возвращается на карту.

8. Возврат остатка баланса по просьбе покупателя

Если покупатель просит вернуть остаток аванса:

1. Делается возврат по чеку аванса через ЮKassa.

2. Формируется чек возврата.

3. Деньги возвращаются на карту покупателя.

После этого аванс уменьшается или обнуляется.

9. Важные ограничения

1. Баланс нельзя использовать у другого продавца

Аванс привязан к конкретному продавцу.
Его нельзя перенести или использовать в другой закупке другого организатора.

2. Нельзя пробивать «новый аванс» при отмене

Если вы отменили зачёт —
вы делаете чек возврата,
а не новый чек аванса.

3. Нельзя не формировать чек при отмене

Если товар отменён, но чек не пробит —
это нарушение 54-ФЗ.

10. Почему используется схема двух чеков

Потому что по закону:

• деньги, полученные заранее, считаются авансом;

• аванс должен быть зафиксирован чеком;

• при продаже товара должен быть зафиксирован зачёт аванса.

Это стандартная практика интернет-магазинов и маркетплейсов.

11. Как это защищает продавца

Такая схема:

• соответствует требованиям 54-ФЗ;

• исключает расхождения при налоговой проверке;

• корректно отражает поступления и зачёты;

• позволяет прозрачно вести учёт остатков авансов.

12. Итоговая схема

1️⃣ Пополнение → чек «Аванс»
2️⃣ Оплата заказа → чек «Зачёт аванса»
3️⃣ Частичная отмена → чек «Возврат зачёта»
4️⃣ Возврат остатка по запросу → чек «Возврат аванса»

Вся механика полностью автоматизирована платформой и формируется через ваш аккаунт ЮKassa.

Заключение

Баланс покупателя — это не виртуальный кошелёк, а юридический аванс продавцу.

Система двух чеков обеспечивает:

• корректное отражение операций,

• прозрачность расчётов,

• защиту от налоговых рисков.

Если у вас остаются вопросы по механике возвратов или работе чеков — обратитесь в поддержку платформы.